Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 16 kwietnia 2021 r., II SA/Wa 1506/20

wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 16 kwietnia 2021 r., II SA/Wa 1506/20

Sentencja

1 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Iwona Maciejuk, Sędzia WSA Danuta Kania (spr.), Sędzia WSA Ewa Kwiecińska, po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym w dniu 16 kwietnia 2021 r. sprawy ze skargi A. Z. na decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] czerwca 2020 r. nr [...] w przedmiocie przetwarzania danych osobowych 1. uchyla zaskarżoną decyzję; 2. zasądza od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz skarżącej A. Z. kwotę 200 (słownie: dwieście) złotych, tytułem zwrotu kosztów postępowania.

Uzasadnienie

2 Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej: "Prezes UODO", "organ") decyzją z dnia [...] czerwca 2020 r. nr [...]wydaną na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 r., poz. 256 ze zm.), dalej: "k.p.a.", oraz art. 58 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z dnia 4 maja 2016 r.), dalej: "ogólne rozporządzenie o ochronie danych", odmówił uwzględnienia wniosku A. Z. (dalej: "wnioskodawczyni", "skarżąca") w przedmiocie przetwarzania danych osobowych przez J. Z. prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą Hurtownia Artykułów [...] "[...]" J. Z. w [...] (dalej: "przedsiębiorca").

3 W uzasadnieniu powyższej decyzji Prezes UODO przedstawił dotychczasowy tok postępowania wskazując, co następuje:

4 Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga A. Z. na przetwarzanie, w tym udostępnienie jej danych osobowych na rzecz osób trzecich, przez J. Z. prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą Hurtownia Artykułów [...] "[...]" J. Z. w [...]. W treści skargi wnioskodawczyni zażądała usunięcia uchybień, usunięcia danych przetwarzanych bez podstawy prawnej, zaprzestania przetwarzania danych przez przedsiębiorcę oraz nałożenia na niego kary administracyjnej.

5 W toku postępowania administracyjnego Prezes UODO ustalił, że:

6 - wnioskodawczyni była zatrudniona w firmie przedsiębiorcy od dnia [...] czerwca 2006r. do dnia [...] marca 2015 r.,

7 - wnioskodawczyni podniosła, iż jej dane osobowe zawarte w dokumentacji pracowniczej prowadzonej przez przedsiębiorcę zostały udostępnione na rzecz osób trzecich – M. Z. (byłego męża wnioskodawczyni, syna przedsiębiorcy) oraz jego pełnomocnika – P. M.; kopie ww. dokumentów, poświadczone za zgodność z oryginałem w dniu [...] grudnia 2017 r. przez P. M. zostały wykorzystane jako materiał dowodowy w postępowaniu sądowym o sygn. akt [...];

8 - wnioskodawczyni podniosła, że ww. osoby miały dostęp do dokumentów, zawierających jej dane osobowe "z uwagi na fakt, iż dotyczą one pracy u rodziców Wnioskodawcy, a teściów Uczestniczki",

9 - przedsiębiorca zaprzeczył udostępnienia danych osobowych wnioskodawczyni zawartych w jej teczce akt osobowych na rzecz syna i jego pełnomocnika; wskazał również, iż wnioskodawczyni przechowywała kopie przedmiotowej dokumentacji w miejscu wspólnego zamieszkania z M. Z., a P. M. uzyskała dostęp do dokumentacji pracowniczej w związku z poradą prawną udzielaną na rzecz przedsiębiorcy z zakresu "kwestii pracowniczych i ochrony danych osobowych".

10 Uwzględniając powyższe Prezes UODO stwierdził, że dane osobowe wnioskodawczyni zawarte w dokumentacji pracowniczej są przetwarzane przez przedsiębiorcę, tj. jej byłego pracodawcę, na podstawie art. 94 ust. 9a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.). Zgodnie z treścią tego przepisu pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Z kolei w myśl art. 94 ust. 9b ww. ustawy, dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązano stosunek pracy. Powyższe oznacza, iż dane osobowe wnioskodawczyni, zawarte w dokumentacji pracowniczej, przetwarzane są przez przedsiębiorcę na podstawie ciążącego na nim obowiązku prawnego, tj. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. h ogólnego rozporządzenia o ochronie danych. Tym samym brak jest podstaw do spełnienia żądania wnioskodawczyni w zakresie nakazania usunięcia jej danych osobowych.

11 Odnosząc się natomiast do udostępnienia danych osobowych wnioskodawczyni przez przedsiębiorcę na rzecz osób trzecich, organ wskazał, że zgromadzony w przedmiotowej sprawie materiał dowodowy nie potwierdza jednoznacznie tej okoliczności. Dowody przedłożone przez wnioskodawczynię wskazują, iż jej były mąż oraz jego pełnomocnik mieli dostęp do jej danych osobowych zawartych w dokumentacji pracowniczej prowadzonej przez przedsiębiorcę. Niemniej jednak w złożonych wyjaśnieniach przedsiębiorca zaprzeczył udostępnieniu danych osobowych wnioskodawczyni na rzecz M. Z. Wskazał on, iż wnioskodawczyni przechowywała kserokopie ww. danych zawartych w dokumentacji w miejscu wspólnego zamieszkania z byłym małżonkiem. Natomiast P. M. uzyskała dostęp do dokumentacji pracowniczej wnioskodawczyni w związku z usługą porady prawnej z zakresu zatrudnienia i ochrony danych osobowych, świadczonej na rzecz przedsiębiorcy. Dowody nie wskazują tym samym na nieprawidłowości w przetwarzaniu danych osobowych wnioskodawczyni.

12 W związku z powyższym organ stwierdził, iż nie podziela stanowiska wnioskodawczyni wskazującego na udostępnienie przez przedsiębiorcę dokumentacji pracowniczej zawierającej jej dane osobowe, z uwagi na brak dowodów które bezsprzecznie potwierdzałyby tę okoliczność.

13 Podsumowując organ wskazał, że "Postępowanie administracyjne prowadzone przez Prezesa Urzędu jest ukierunkowane na wydanie decyzji administracyjnej na podstawie art. 58 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych. W sytuacji, gdy Pracodawca, nie przetwarza aktualnie danych osobowych Skarżących w kwestionowanym przez nich zakresie, stanowiącym przedmiot niniejszego postępowania administracyjnego, badanie legalności, w kontekście ustalenia ewentualnego zaistnienia przesłanek dla skorzystania z przysługujących Prezesowi kompetencji. W przedmiotowej sprawie, w ocenie Prezesa Urzędu nie doszło do naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, tym samym brak jest podstaw do spełnienia żądań Skarżącej w zakresie usunięcia uchybień. Ponadto, jak wskazano powyżej, Przedsiębiorca przetwarza dane osobowe Skarżącej zawarte w jej dokumentacji pracowniczej na podstawie przepisów szczegółowym, wobec czego brak jest podstaw do nakazania usunięcie danych przetwarzanych bez podstawy prawnej oraz zaprzestania przetwarzania danych Skarżącej przez Przedsiębiorcę. W zakresie żądania nałożenia kary administracyjnej na Przedsiębiorcę wskazać należy, że uprawnienie do należy do zadań organu, a nie uprawnień naprawczych i tym samym nie może stanowić przedmiotu postępowania prowadzonego w indywidualnej sprawie".

14 Pismem z dnia 9 lipca 2020 r. A. Z. wniosła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę na powyższą decyzję Prezesa UODO z dnia [...] czerwca 2020 r. podnosząc, iż jest ona krzywdząca i niezgodna ze stanem faktycznym. Wskazała, że jej dane osobowe zostały udostępnione osobom trzecim, które nie mają i nie miały prawa dysponować nimi, udostępniać i posiadać ich oryginałów.

15 W związku z powyższym skarżąca wniosła o uznanie zasadności wniosku, zwolnienie od kosztów sądowych oraz przyznanie pomocy prawnej.

16 W motywach skargi skarżąca podniosła, że jej dokumenty pracownicze oraz dane osobowe w nich zawarte zostały udostępnione przez przedsiębiorcę M. Z. oraz P. M., która potwierdziła to pieczątką i podpisem, prawie rok po rozwiązaniu związku małżeńskiego oraz ponad dwa lata po ustaniu stosunku pracy z przedsiębiorcą.

17 Skarżąca zakwestionowała przyjęte przez organ stanowisko, że P. M. miała dostęp do jej dokumentacji pracowniczej przechowywanej przez przedsiębiorcę w związku z udzielaniem mu porady prawnej dotyczącej kwestii pracowniczych i ochrony danych osobowych. Wskazała, że w piśmie Państwowej Inspekcji Pracy w [...] z dnia [...] października 2018 r. stwierdzono, że osobami upoważnionymi do spraw kadrowo-płacowych w czasie jej zatrudnienia i później, był pracodawca oraz właściciel biura rachunkowego upoważniony przez pracodawcę w zakresie zleconym. Zatem pracodawca nie wskazał innych osób oraz nie poinformował, że akta osobowe skarżącej są udostępniane P. M. do innych celów, w tym na potrzeby spraw sądowych. Zdaniem skarżącej, wyjaśnienia byłego pracodawcy udzielone w niniejszej sprawie są niejasne i nie znajdują pokrycia we wcześniejszych informacjach przekazanych podczas kontroli PIP.

18 Skarżąca zakwestionowała stanowisko organu, iż przechowywała kserokopie dokumentów pracowniczych w miejscu zamieszkania. Zaznaczyła, że nie posiadała niektórych oryginałów dokumentów, ani ich kserokopii, a otrzymała je w toku sprawy sądowej.

19 Do skargi skarżąca załączyła kopie dokumentów mających potwierdzać przedstawione stanowisko.

20 W odpowiedzi na skargę Prezes UODO wniósł o oddalenie skargi podtrzymując argumentację przedstawioną w zaskarżonej decyzji.

21 W piśmie procesowym z dnia 10 września 2020 r. skarżąca podtrzymała zarzuty i wnioski skargi. Podniosła nadto, że organ dał wiarę wyjaśnieniom pracodawcy, nie uwzględnił natomiast jej wyjaśnień. Wskazała, że pracodawca nie przedstawił dokumentów potwierdzających świadczenie przez P. M. usługi w zakresie spraw pracowniczych i ochrony danych osobowych. Wniosła o uwzględnienie dowodów załączonych do skargi.

22 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje:

23 Zgodnie z art. 1 § 1 i § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2019 r., poz. 2167), dalej: "p.u.s.a." oraz art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2019 r., poz. 2325), dalej: "p.p.s.a.", sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej.

24 W myśl art. 134 § 1 p.p.s.a., sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną, z zastrzeżeniem art. 57a. Sąd nie może wydać orzeczenia na niekorzyść skarżącego, chyba że stwierdzi naruszenie prawa skutkujące stwierdzeniem nieważności zaskarżonego aktu lub czynności (§ 2).

25 Skarga oceniana w świetle powyższych kryteriów zasługuje na uwzględnienie, bowiem zaskarżona decyzja Prezesa UODO z dnia [...] czerwca 2020 r. została wydana z naruszeniem przepisów postępowania administracyjnego, które mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy.

26 Prezes UODO przedwcześnie bowiem uznał, że brak jest podstaw do uwzględnienia skargi A. Z. w zakresie przetwarzania jej danych osobowych przez przedsiębiorcę poprzez ich udostępnienie na rzecz osób trzecich w sytuacji, gdy okoliczności faktyczne sprawy nie zostały w sposób wyczerpujący ustalone.

27 Mianowicie, organ nie wyjaśnił w sposób niebudzący wątpliwości, czy w istocie po stronie przedsiębiorcy nie zaistniały nieprawidłowości w przetwarzaniu danych osobowych skarżącej poprzez ich udostępnienie M. Z. oraz P. M.

28 W uzasadnieniu zaskarżonej decyzji organ stwierdził, iż dowody przedłożone przez skarżącą wskazują, że jej były mąż oraz jego pełnomocnik mieli dostęp do jej danych osobowych zawartych w dokumentacji pracowniczej prowadzonej przez przedsiębiorcę. Następnie jednak powołał się na wyjaśnienia przedsiębiorcy, że skarżąca przechowywała kserokopie dokumentów zawierających ww. dane w miejscu wspólnego zamieszkania z byłym małżonkiem, a P. M. uzyskała dostęp do dokumentacji pracowniczej skarżącej w związku z usługą porady prawnej dla przedsiębiorcy, stwierdzając, że te właśnie dowody nie wskazują na nieprawidłowości w przetwarzaniu danych osobowych skarżącej. Organ nie wyjaśnił jednak w ogóle swego stanowiska w sprawie. Nie wskazał z jakich przyczyn uznał za wiarygodne wyjaśnienia przedsiębiorcy, a z jakich przyczyn odmówił wiarygodności dowodom przedłożonym przez skarżącą. W konsekwencji nie wyjaśnił w sposób przekonujący z jakich powodów uznał, że wniosek skarżącej w ww. zakresie nie zasługuje na uwzględnienie.

29 Ma to tym większe znaczenie, iż wyjaśnienia przedsiębiorcy odnośnie "usługi porady prawnej z zakresu zatrudnienia i ochrony danych osobowych" są dalece nieprecyzyjne zwłaszcza w kontekście podnoszonej przez skarżącą okoliczności, iż była ona zatrudniona w firmie przedsiębiorcy od dnia [...] czerwca 2006 r. do dnia [...] marca 2015 r., a więc na długo przed datą poświadczenia kopii dokumentów za zgodność z oryginałem ([...] grudnia 2017 r.). W ww. wyjaśnieniach przedsiębiorca nie podał choćby daty świadczenia powołanej usługi prawnej, nie wskazał również na okoliczność poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentów przedstawionych przez skarżącą. Nie potwierdził też wykonania ww. usługi jakąkolwiek dokumentacją. Pomimo tego organ oparł się na wyjaśnieniach przedsiębiorcy jako przesądzających sposób załatwienia sprawy.

30 W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z regułami postępowania administracyjnego organ jest zobligowany do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy. Ustalenie okoliczności faktycznych jest bowiem zawsze zagadnieniem kluczowym i pierwszoplanowym, a także niezbędnym elementem zastosowania normy prawa materialnego. Prowadząc postępowanie administracyjne organ winien zatem realizować zasadę dochodzenia do prawdy obiektywnej (art. 7 k.p.a.), a związku z tym winien wyczerpująco zebrać, rozpatrzyć i ocenić cały zgromadzony w sprawie materiał dowodowy (art. 77 § 1 k.p.a. i art. 80 k.p.a.) oraz należycie uzasadnić podjęte rozstrzygnięcie zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 107 § 3 k.p.a.

31 Przepis art. 107 § 3 k.p.a. stanowi, iż uzasadnienie faktyczne decyzji powinno zawierać w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej, zaś uzasadnienie prawne - wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa.

32 W orzecznictwie podkreśla się, że uzasadnienie stanowi integralną część decyzji i jego zadaniem jest wyjaśnienie rozstrzygnięcia, stanowiącego dyspozytywną jej część. Z tego względu motywy decyzji powinny być tak ujęte, aby strona mogła zrozumieć i w miarę możliwości zaakceptować zasadność przesłanek faktycznych i prawnych, którymi kierował się organ przy załatwianiu sprawy wydaną decyzją. Niewyjaśnienie wszystkich okoliczności mających istotne znaczenie w sprawie oraz nieuzasadnienie decyzji w sposób właściwy narusza podstawowe zasady podstępowania administracyjnego i stanowi podstawę do uchylenia przez sąd administracyjny zaskarżonej decyzji (por. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego: z dnia 16 marca 1998 r. sygn. akt II SA 96/98; z dnia 10 grudnia 2019 r. sygn. akt I OSK 3285/18; z dnia 11 września 2019 r. sygn. akt II OSK 2322/17; publ. CBOSA).

33 Taka sytuacja, w ocenie Sądu, zaistniała w niniejszej sprawie, bowiem uzasadnienie zaskarżonej decyzji w ww. zakresie nie spełnia przedstawionych wyżej wymagań.

34 Niezrozumiała jest w istocie dalsza część motywów rozstrzygnięcia, w której organ powołał "art. 58 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych" oraz stwierdził: "W sytuacji, gdy Pracodawca, nie przetwarza aktualnie danych osobowych Skarżących w kwestionowanym przez nich zakresie, stanowiącym przedmiot niniejszego postępowania administracyjnego, badanie legalności, w kontekście ustalenia ewentualnego zaistnienia przesłanek dla skorzystania z przysługujących Prezesowi kompetencji.".

35 Natomiast w kwestii stanowiska organu odnośnie żądania skarżącej nałożenia administracyjnej kary pieniężnej na przedsiębiorcę wskazać należy, że zgodnie z art. 58 ust. 2 lit. i ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, administracyjna kara pieniężna jest jednym z uprawnień naprawczych organu nadzorczego, którego ogólne warunki stosowania określa art. 83 ww. rozporządzenia.

36 Konkludując Sąd stwierdza, że zaskarżona decyzja podlegała uchyleniu, bowiem w sprawie doszło do naruszenia przez organ art. 77 § 1, art. 75 § 1, art. 80 i art. 107 § 3 k.p.a. w związku z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1781 ze zm.), w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy. Organ nie wyjaśnił sprawy w sposób wymagany ww. przepisami przedwcześnie uznając, że nie zaistniały nieprawidłowości w zakresie przetwarzania (udostępnienia) danych osobowych skarżącej przez przedsiębiorcę.

37 Sąd nie stwierdził podstaw do uwzględnienia wniosku dowodowego skarżącej, bowiem w sprawie nie zaistniały przesłanki z art. 106 § 3 p.p.s.a., a ponadto przepis ten nie służy ustalaniu okoliczności faktycznych kluczowych dla podjęcia rozstrzygnięcia w sprawie, który to obowiązek spoczywa na organie prowadzącym postępowanie administracyjne.

38 Rozpoznając ponownie sprawę, organ będzie zobowiązany ustalić stan faktyczny sprawy w sposób jednoznaczny. W tym celu rozważy uzupełnienie materiału dowodowego o dodatkowe wyjaśnienia przedsiębiorcy oraz skarżącej, a następnie dokona oceny zgromadzonego materiału dowodowego w taki sposób, aby ocena ta była swobodna, lecz nie dowolna. Organ jest oczywiście uprawniony do zakwestionowania przedłożonych przez stronę dowodów i twierdzeń, lecz musi wykazać, jakie były przyczyny takiej decyzji. Wyczerpujące rozpatrzenie materiału dowodowego polega bowiem na takim ustosunkowaniu się do każdego ze zgromadzonych w sprawie dowodów, z uwzględnieniem wzajemnych powiązań między nimi, aby uzyskać jednoznaczność ustaleń faktycznych. Dopiero pełne ustalenie stanu faktycznego daje podstawę do przyjęcia, że wynikająca z art. 80 k.p.a. zasada swobodnej oceny dowodów nie została przekroczona. Podjęte rozstrzygnięcie organ przekonująco uzasadni stosownie do wymogów określonych w art. 107 § 3 k.p.a.

39 Końcowo Sąd zauważa, że jakkolwiek okoliczność przetwarzania (przechowywania) danych osobowych skarżącej przez przedsiębiorcę na podstawie art. 94 ust. 9a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.) nie była kwestionowana w niniejszej sprawie, to jednak należało uchylić zaskarżoną decyzję w całości. Rozstrzygnięcie decyzji, mające niepodzielny charakter, odnosiło się bowiem do całości wniosku skarżącej.

40 Mając na względzie wszystko powyższe Wojewódzki Sad Administracyjny w Warszawie, działając na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. w związku z art. 15zzs4 ust. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. poz. 347 ze zm.), orzekł jak w punkcie 1 sentencji wyroku. O kosztach postępowania, obejmujących wpis od skargi, Sąd postanowił jak w punkcie 2 sentencji wyroku.